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Vom Geschäftsprozess zum automatisierten Workflow

Für Organisationstheorie und Betriebswirtschaft ist ein Geschäftsprozess die Ablauffolge zusammenhängender und abgeschlossener Aufgaben (Tätigkeiten), welche zur Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe notwendig sind. „Die Tätigkeiten werden von Aufgabenträgern in organisatorischen Einheiten unter Nutzung der benötigten Produktionsfaktoren geleistet.“ (1)

Damit ein Geschäftsprozess durchgängig organisiert werden kann, ist zu gewährleisten, dass die einzelnen Aufgaben reibungslos nach- oder nebeneinander ablaufen können. Eine solche Durchgängigkeit hat zur Voraussetzung, dass bei jeder einzelnen Aufgabe mindestens definiert ist:

Anschlußfähigkeit (Start- und Endpunkt)
Verantwortung (Prozess-Teilnehmer mit Ergebnis-Verantwortung)
Mitteleinsatz (genutzte Ressourcen)
Steuerbarkeit (Input- und Output-Information) / siehe Geschäftsprozess-Steuerung
Überwachbarkeit (Qualität, Durchlaufzeit, Prozess-Kosten)
Abnahmefähigkeit (Ergebnis, Leistung, Produkt)

Um aus einem durchgängigen Geschäftsprozess einen automatisierten Workflow entwickeln zu können, der über mehrere Informationssysteme verteilt ohne Unterbrechung abläuft, sind weitergehend festzulegen:

Bedingungen für den Start und das Ende des Schrittes (Anstoß der Aufgaben/ Beendigung der Aufgabe)
Steuerbarkeit durch definierte Geschäftsregeln (Business Rules) einschließlich der Definition der Aktionen die auszuführen sind, wenn die definierten Regeln nicht eingehalten werden
Festlegen der für die Durchführung der Aufgaben einzusetzenden Rollen oder Prozess-Teilnehmer
Detaillierte Aufstellung der zu erzeugenden oder/und weiterzugebenden Information
Definition der zu erzeugenden oder/und weiterzugebenden Dokumente
Definition des/der zu erreichenden Ergebnisse und Definition von Aktionen die auszuführen sind, wenn Ergebnisse nicht, fehlerhaft oder zu spät erreicht werden.

Mit einem auf diese Weise definierten und eingerichteten Workflow kann die Aufgabendurchführung durchgängig und zuverlässig eingerichtet werden und in entsprechenden IT-Systemen automatisch ablaufen (etwa in einem WFMS oder ERP-System). Das definierte Ergebnis wird in optimaler Zeit erreicht. Jede Abweichung kann von den Prozess-Teilnehmern sofort erkannt (z.B. durch eine automatisierte Fehlermeldung) und einer definierten Lösung zugeführt werden. Der Steuerungsaufwand geht bei einem erprobten Workflow gegen Null.