Bestandteile eines Geschäftsprozess-Modells

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Inhaltsverzeichnis 1 Zweck eines Geschäftsprozess-Modells 2 Bestandteile eines Geschäftsprozess-Modells 3 Das Ablaufmodell 3.1 Grundlegende Darstellung 3.2 Beispielhaftes Ablaufmodell eines Bildablaufs 3.3 Weiterführende Information 4 Das Steuerungsmodell 4.1 Grundlegende Darstellung 4.2 Beispielhaftes Steuerungsmodell eines Bildablaufs 4.3 Weiterführende Information 5 Das Schnittstellen-Modell 5.1 Grundlegende Darstellung 5.2 Beispielhaftes Schnittstellen-Modell eines Bildablaufs 5.3 Weiterführende Information 6 Das Geschäftsregel-Modell 6.1 Grundlegende Darstellung 6.2 Beispielhaftes Geschäftsregel-Modell eines Bildablaufs 6.3 Weiterführende Information 7 Das Organisationsmodell 7.1 Grundlegende Darstellung 7.2 Beispielhaftes Organisations-Modell 7.3 Weiterführende Information 8 Das IT-Modell 8.1 Grundlegende Darstellung 8.2 Beispielhafte IT-Landkarte 8.3 Weiterführende Information

Zweck eines Geschäftsprozess-Modells

Nach der Priorisierung der zu optimierenden Teilprozesse oder und Teilprozess-Schritte im Rahmen der Prozess-Analyse, ist nach Möglichkeit eine komplettes Prozessmodell zu erstellen. Auf dessen Grundlage soll mindestens möglich sein:

• Geschäftsprozesse in ihrem Ist-Zustand zu erfassen und auf Schwachstellen hin zu analysieren, * die Prozesse in ihrem Neuzuschnitt zu planen und zu gestalten, sowie
• die Ergebnisse der Modellierungsarbeit zu dokumentieren.

Darüber hinausgehende Ansätze wollen das Prozessmodell zur Unterstützung von Funktionen wie

• Simulation und Test des Ablaufs, mit dem Ziel der Optimierung der definierten Ablauf-Folge)
• Bereitstellen der Daten für das Monitoring des Ablaufs (Messen der Meßgrössen im Ablauf und Alarmmeldung bei Abweichungen)m, sowie
• Export der Workflow-Daten, um damit eine Workflow Engine zu füttern, welche die modellierten Abläufe automatisch ausführt.

Bestandteile eines Geschäftsprozess-Modells

Entscheidendes Ziel der Geschäftsprozess-Organisation ist es, qualitative und quantitative Verbesserungen der betrieblichen Abläufe zu erreichen. Um eine optimale Abstimmung der Prozesse auf die zu erreichenden Verbesserungen erreichen zu können, empfiehlt es sich folgende Teilmodelle zu erstellen:

Eine vollständige Geschäftsprozess-Modellierung ergibt als Teil-Modelle das

• Ablaufmodell
• Steuerungsmodell
• Schnittstellen-Modell
• Geschäftsregelmodell
• Organisationsmodell und
• IT-Modell.

Das Beispiel eines Geschäftsprozess-Modells, welches mit Hilfe des Modellierungs-Tools ViFlow erstellt wurde, finden Sie unter: ViFlow-WebModel

Das Ablaufmodell

Grundlegende Darstellung

Auf einer definieren Ebene der Prozess-Tiefengliederung (Ebene der Teilprozess und/oder Teilprozess-Schritt und/oder Aufgabe), wird mit Hilfe einer grafischen Modellierungs-Notation ein detailliertes Ablaufmodell der im Prozess logisch aufeinander Schritte entwickelt. Zwingendste Bestandteile eines Ablaufmodells auf Aufgaben-Ebene sind:

• Aufgaben
• Ergebnisse
• Verzweigungen
• Zusammenführungen
• verantwortliche und durchführende Prozess-Teilnehmer, sowie
• Artefakten, etwa Dokumente, Daten etc.

Beispielhaftes Ablaufmodell eines Bildablaufs

Das nachfolgende Ablaufmodell zeigt, angelehnt an den standardisierten Content-Prozess, den Bildablauf, von der Bildsuche bis zur Verwendung des Bildes in der Produktion.

Weiterführende Information

• siehe Dynamisches Prozessmodell Detail

Das Steuerungsmodell

Grundlegende Darstellung

Für die Prozess-Steuerung werden die entscheidenden Ereignisse im Ablauf als Meilensteine des Prozessablaufs definiert und festgelegt, hinsichtlich dessen,

• welche Ergebnisse bei Erreichen eines Meilensteins vorliegen müssen und
• wer für das Ergebnis die Verantwortung zu übernehmen hat etc.

Die Steuerung eines Geschäftsprozesses oder eines Workflow beruht auf dem Prinzip "Geschlossener Regelkreis".

Beispielhaftes Steuerungsmodell eines Bildablaufs

Das nachfolgende Steuerungsmodell zeigt, angelehnt an den standardisierten Content-Prozess, die wesentlichen Meilensteine des Bildablaufs:

• 1 = Content beauftragt
• 2 = Content angenommen
• 3 = Content liegt bearbeitet vor
• 4 = Content an Herstellung übergeben
• 5 = Content an Produktion übergeben

Anhand dieser Meilensteine kann der gesamte Ablauf überwacht und gesteuert werden.

Weiterführende Information

siehe Steuerungsmodell Detail

Das Schnittstellen-Modell

Grundlegende Darstellung

Um organistorische Schnittstellen im Geschäftsprozess beherrschbar gestalten zu können, ist zwingend ein sogenanntes Schnittstellen-Modell zu entwickeln. Dieses sollte die wesentlichen Schnittstellen aufführen und mindestens definieren

• Auftraggeber / Kunde
• Auftragnehmer
• zu erbringenden Ergebnisse und
• Übergabe-/Abnahme-Prozeduren und Regeln.

Beispielhaftes Schnittstellen-Modell eines Bildablaufs

Weiterführende Information

• siehe Schnittstellen-Modell Detail

Das Geschäftsregel-Modell

Grundlegende Darstellung

Die im Rahmen eines Ablauf- und Steuerungsmodells notwendigen Geschäftsregeln, sowohl für Start- wie für Endereignisse, werden in einem eigenen Geschäftsregel-Modell hinterlegt, welches als Vorgabe dienen kann für

• Prozess-Teilnehmer, anhand derer sie die Regel im Prozess ausführen, oder
• Software-Entwicklern, damit diese die Geschäftsregel in den entsprechenden Software-Modulen hinterlegen und im Programm zur Ausführung kommen lassen.

Moderne Workflow Management Systeme bieten die Möglichkeit, das Geschäftsprozess-Modell im Business Rules Repository zu modellieren, d.h. mit allen notwendigen Eigenschaften zu beschreiben und für die Ausführung bereitzustellen.

Grundsätzlich startet und endet jeder Teilprozess-Schritt oder jede Aktivität in einem Geschäftsprozess mit einem Ereignis. Das Ablaufmodell mit dem explizit modellierten Ablauf des Teilprozess-Schrittes „Content annehmen“ sieht wie folgt aus:

Beispielhaftes Geschäftsregel-Modell eines Bildablaufs

Für das Endereignis „Content angenommen“ kann als grundlegende Geschäftsregel festgehalten werden:

• Der den Geschäftsregeln entsprechende Content wird für die weitere Verwendung (Bearbeitung, Aufwertung etc.) freigegeben.
• Der Content erhält den Status „angenommen“.
• Nicht angenommener Content wird an die Übergabestelle (Herstellung, Urheber) zurückgewiesen

Weiterführende Information

• siehe Geschäftsregel-Modell Detail

Das Organisationsmodell

Grundlegende Darstellung

Die neue Ausrichtung der Geschäftsprozesse hat Auswirkungen auf die Aufbau-Organisation. Geschäftsbereiche, Abteilungen, Funktionen können entfallen, in anderem Zuschnitt organisiert werden oder in andere Verantwortungsbereiche übergehen. Das Organisationsmodell gibt Auskunft über diese Veränderungen.

Beispielhaftes Organisations-Modell

Im nachfolgenden Beispiel wurde eine neue Stelle der `Dienstleister-Koordination“ geschaffen, die direkt der Lektoratsleitung unterstellt ist. Diese Stelle ist für Akquise, Vertragsverhandlung, Betreuung und Controlling der Dienstleister zuständig, welche in die Geschäftsprozesse des Lektorats integriert sind. Zu solchen Dienstleistern gehören sowohl externe Dienstleister, wie die Repro, wie interne Dienstleister, wie die Herstellung.

Weiterführende Information

• siehe Aufbau-Organisation Detail

Das IT-Modell

Grundlegende Darstellung

IT-Systeme bedürfen der sorgfältigen Betrachtung und Planung, da Geschäftsprozesse ohne Unterstützung von IT-Systemen nicht schnell und reibungslos organisiert werden können. Prozesse laufen sozusagen durch IT-Systeme hindurch und viele Prozess-Aufgaben werden durch sie unterstützt. Eine intensive Planung der IT-Systeme ist jedoch auch deshalb zwingend, weil deren Einsatz meist die höchsten Investitionen im Rahmen der Prozess-Reorganisation verursachen.

Dabei ist zu unterscheiden:

• die Erfassung des Ist-Zustand es (gegenwärtig eingesetzte IT-Systeme), mit dem Ziel die Strategie für die Ablösung der Alt-Systeme zu definieren
• die Definition des Soll-Zustandes, mit dem Ziel Art, Einsatz, Investitionen etc. der in Zukunft einzusetzenden Systeme zu planen.

Beispielhafte IT-Landkarte

Die nachfolgende Darstellung des Soll-Zustandes zeigt eine über ein zentrales Content Management System des Verlages integrierte Content-Produktion. Die Bilder gehen über eine web-basierte Bild-Plattform im Verlag ein und werden über das Media-Asaset-System vereinnahmt und in den automatisch ablaufenden Bildprozess geführt. In diesem System sind die Anzeigen in vergleichbarer Weise eingebunden. Als aufzubauende Systeme sind geplant:

• Content-Management-System
• Media-Asset-System
• webbasierte Anbindungen für Exterme, insbesondere
  • Bild-Plattform
  • Internet-Plattform für den Austausch mit externen Repro-Partnern
  • Plattform für Anzeigenkunden / Agenturen

Weiterführende Information

• siehe IT-Modell Detail