Content Workflow beherrschen
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Content Workflow auf neue Füße stellen
Die veränderten Anforderungen des Management von Content (siehe Content Management Anforderungen) machen die Organisation durchgängiger Content-Wertschöpfungsketten komplex und anspruchsvoll.
- Das Ziel der verkürzten Dauer (Schnelligkeit), vom Konzept bis zur Markteinführung eines Produkts, ist erreichbar durch
- die Automatisierung von Abläufen
- schnelle Zugreifbarkeit auf Content und
- das Vermeiden von organisatorischen und technischen Schnittstellen.
- In den Content-Workflow sind externe Content-Partner, von der Beauftragung, über die Lieferung (Import/Export von Content) bis zur Abrechnung einzubinden.
- Von außen kommender Content (vom Text bis zur Anzeige) wird über einen `Single Point of Income´ vereinnahmt und nach Vereinnahmung schnellstmöglich produktionsverwendbar gemacht.
- Durch eine im gesamten Publikationsprozess eingebaute Qualitätssicherung wird das Risiko, unvollständige, fehlerhafte oder inaktuelle Inhalte zu veröffentlichen, niedrig gehalten.
- Das den Prozessen zugrunde liegende CMS macht es möglich,
- jederzeit Content für Publikationen auszukoppeln und
- jederzeit Übersicht über Produktionsstand und die Verwendbarkeit des Content zu haben.
- Der planmäßige Ablauf der Contentproduktion wird durch ein Monitoring-System abgesichert.
Die wesentlichen Voraussetzungen schaffen
Den Content-Workflow steuerbar machen
Eine beherrschter Content-Workflow setzt an definierten Meilensteinen Kontrollen und Freigaben voraus. Nur damit kann die Qualität des Content gesichert (Vollständigkeit, Korrektheit, Verwendbarkeit) werden. Dies kann im einfachen Fall durch den Ersteller des Content selbst erfolgen, in der Regel jedoch werden eigens ausgeprägte Rollen mit der Qualitätssicherung beauftragt.
Freigaben haben Konsequenzen:
- werden sie verweigert, verbleibt die Behebung des Mangels bei der übergebenden Rolle (etwa Nachbearbeitung).
- Wird eine Freigabe erteilt, bedeutet dies nicht nur, dass die nächste Phase im Prozess eröffnet werden darf. Vielmehr bedeutet dies in aller Regel auch einen Übergang der Verantwortung für den Content.
Den Content-Workflow automatisieren
Automatisierung des workflow durchsetzen
Der noch häufig in der Praxis anzutreffende `Workflow im Handbetrieb´ ist auf weitgehend automatisierte Abläufe umzustellen. Content läuft, von der Entstehung beim Urheber, über die redaktionellen und herstellerischen Arbeiten, bis zum Erscheinen in der jeweiligen Publikation, selbsttätig und reibungslos durch den gesamten Prozess. Damit soll der interne Steuerungsaufwand für die Erstellung von Publikationen gesenkt, die Kosten der Zusammenarbeit mit Autoren und Dienstleistern reduziert und die Beschickung unterschiedlicher Publikationen mit Content flexibel möglich werden.
Produktstandardisierung durchsetzen
Auf automatisierte Weise kann nur publizieren, wer entsprechende Standards definiert und einhält, wer zum Beispiel für Texte „Document Type Definition/DTD“ auf Basis von XML einsetzt oder Standards für seine Bilder definiert. Gerade der Umgang mit letzteren verlangt, dass die Herstellung, Formatierung und Auflösung, Skalierung und Farbtreue der Bilder definiert. Das Skalierungsproblem lösen manche Verlage noch so, dass sie mehrere Versionen des gleichen Bildes (Druck-, CD- und Webversion) abspeichern. Zukunftsorientierte Verlage beginnen aktuell damit, nur die höchst aufgelöste Version abzulegen und aus dieser Form dynamisch die jeweilige Bildverwendungsform zu erzeugen.
Der Start entscheidet
In automatisierten Umgebungen liegt der Erfolg im Anfang, bei den Teilprozess-Schritten
Dabei ist ein `single-point-of-income´ zu organisieren, über den allein Content in den Verlag einlaufen darf. Im Ablauf der Vereinnahmung wird jeder Content in eine dem Verlags-Standard entsprechende, produktionsverwendbare Form gebracht und den entsprechenden EDV-Systemen des Verlages zugeführt. Auf diese Weise kann unmittelbar nach Durchlauf des Prozesses der Vereinnahmung ein Artikel oder ein Bild für die Produktion von Publikationen eingesetzt werden. In vergleichbarer Weise sorgt der wissenschaftliche Springer Verlag dafür, dass im Bereich seiner Zeitschriften die Artikel im Internet erscheinen können, lange bevor die gedruckte Version des Heftes herauskommt.
Zur Unterstützung einer automatisiert ablaufenden Vereinnahmung von Content werden Tracking-Systeme eingesetzt.
- Mit sogenannten Picture Tracking Systemen kann die Bildrecherche in den Beständen des Lieferanten, die Auswahl, die automatische Übernahme der High-Resolution-Bilder, sowie die Zahlung der bezogenen Bildern abgewickelt werden. Hat der Verlag ein Media Asset System im Einsatz kann er, wie es das Bibliographische Institut (Mannheim) realisiert hat, aus der Redaktion heraus auf fremde Bildbestände zugreifen und für die eigenen Produkte auswählen.
- Author Tracking Systeme wiederum lassen die Steuerung von Beiträgen (Artikel und Bilder) in einem Netzwerk zahlreicher Autoren zu. Von der ersten Einstellung eines Beitrags, über die Begutachtung, die Annahme und die Korrektur des Produktions-PDF lässt sich der gesamte Workflow mit einem solchen System verfolgen.
Diese Systeme (beispielhaft dafür stehen scholarone oder editorialmanager) werden heute vor allem von wissenschaftlichen Verlagen (Springer, deGruyter etc.) zur Steuerung ihrer Zeitschriftenbeiträge eingesetzt. Prinzipiell jedoch könnten auch andere Verlage mit solchen Systemen gute Effekte erzielen.
Nutzen eines konsequent organisierten Content Workflow
Mit der konsequenten Organisation des Content Workflow können deutliche Vorteile erreicht werden.
- Die notwendige Flexibilität für die Erzeugung von Kombinations-Produkten und Produkt-Varianten ist erreichbar.
- Die Versorgung von Internet-Produkten ist flexibel und aktuell möglich.
- Die notwendige Qualität des Content und der damit erzeugten Produkte ist erreichbar.
- Die Effizienz der Prozesse kann gesteigert werden, indem Verantwortung geklärt, Abnahmen organisiert und Abläufe schlank gehalten werden. Damit kann der Personalaufwand im Prozess optimal gehalten werden. Oder die Versorgung von Internet-Produkten kann wirtschaftlich betrieben werden.
- Die Durchlaufzeiten der Content-Produktion können deutlich gekürzt werden.
- Content kann über seine gesamte Lebensdauer (life cycle) transparent verfolgbar sein. Insbesondere sind alle Content-Versionen nachvollziehbar und alle Content-Owner, also die Eigentümer eines Informationstypen, zugreifbar zu halten.
Ausprägung von Kerngeschäftsprozessen
Der Content-Workflow lässt sich in zwei Kerngeschäftsprozesse unterteilen:
