Content zur Verfügung stellen

Ist-Zustand: Beschreibung

Ist-Zustand: Verbreitete Schwachstellen

• Content liegt an unterschiedlichen Stellen vor.
• Content liegt in unterschiedlichster Form vor, etwa
  • analog auf Papier
  • auf CD oder DVD
  • in einer einzelnen Datenbank
  • im Content Management System.
• Eine automatisierte Suche nach Content ist nicht oder nur teilweise möglich.

• Die Suche nach Content dauert oft lange.
• Der Aufwand für die Zusammenstellung von Content aus verschiedensten Quellen ist teilweise sehr hoch.

Best Practice: Beschreibung

Best-Practice: Nutzen

• Der Content liegt in einer zentralen Datenbank.
• Dort kann er über das Content Management System gesucht und zusammengestellt werden.
• Er kann nach verschiedenen Kriterien gesucht und zusammengestellt werden
  • Art des Content
  • Schlag- und Stichworte
  • Zeitpunkt der Erstellung
  • Version etc.
• Die Übergabe des zusammengestellten Content erfolgt über das Content Management System, wobei der Adressat vom System auf die Content-Lieferung automatisch aufmerksam gemacht wird.

• Die Suche nach Content dauert nur wenige Sekunden bis Minuten.
• Der Aufwand für die Suche und Zusammenstellung bewegt sich im Minutenbereich (wo früher oft Stunden notwendig waren).
• Der Aufwand für Übergabe des zusammengestellten Content erfolgt sofort nach Abschluss der Zusammenstellung und ist dadurch sofort für die Verwendung verfügbar.

Best Practice: Voraussetzungen

Best-Practice: Investment

• Einsatz eines Content Management Systems für die Archivierung des Content.
• Sehr gute Suchmaschine des CMS
• Bereitstellung des Content mit Bereitstellungs-Meldung durch das Workflow-Modul des CMS
• Klärung der Verantwortung für das zentrale Content-Archiv

• Direkte Kosten:
  • Content Management System mit
    • Suchmaschine
    • Workflow-Modul des CMS

• Indirekte Kosten
  • Schulung aller Mitarbeiter