E-Mail Detail

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Inhaltsverzeichnis

Einführung

Die elektronische Post nimmt einen immer breiter werdenden Raum im privaten und geschäftlichen Informationsaustausch ein. E-Mail hat hier eine Zwischenstellung zwischen der telefonischen - und sogar persönlichen - Kommunikation (unmittelbarer Kontakt von Mensch zu Mensch, face to face) und dem schriftlichen (brieflichen) Informationsaustausch; es ersetzt und ergänzt beide zu einem erheblichen Teil.


Vorteile von E-Mail

Die wesentlichen Vorteile der E-Mail-Kommunikation auch im Geschäftsverkehr sind:

  • Schnelligkeit des Informationsaustauschs
  • Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit
  • Die Möglichkeit, schnell und einfach mehrere (viele) Empfänger zu erreichen
  • Zeitliche Entkopplung zwischen Informationsempfang und Antwort, damit ergibt sich ein geringerer Stör-Effekt als beim Telefon.


Besondere Anwendungen der elektronischen Post


Tipps für den Umgang mit E-Mails

  • E-Mails sollten möglichst rasch beantwortet werden.
  • E-Mail-Texte können in der Regel persönlicher formuliert werden als Briefe, insbesondere wenn sie das persönliche Gespräch am Telefon ersetzen, dabei sollte aber insbesondere im Geschäftsverkehr nicht auf die Anrede und eine Grußformel verzichtet werden.
  • Eine aussagekräftige Betreffzeile ist für E-Mails noch wichtiger als für Briefe, da nur so der Empfänger in der täglichen E-Mail-Flut wichtige Mails rasch erkennen und auch später leicht wiederfinden kann.
  • In manchen Unternehmen werden E-Mails standardmäßig um Disclaimer ergänzt, die eine rechtlichen Absicherung bewirken sollen: es sollte geprüft werden, ob diese Zusatztexte wirklich standardmäßig für jedes E-Mail erforderlich sind.
  • E-Mails sollten nach Möglichkeit im reinen Text-Format verschickt werden; das häufig genutzte HTML-Format ermöglicht zwar eine zusätzliche optisch Aufbereitung, es ist aber nicht sichergestellt, dass das E-Mail-Programm des Empfängers dieses auch darstellen kann. Oftmals wird auch der Empfang oder die Darstellung von HTML-Mails unterdrückt, um die potenziellen Sicherheitsprobleme von HTML-Mails zu vermeiden.
  • Vertrauliche Informationen sollten nur verschlüsselt per E-Mail verschickt werden. Verschlüsselungsverfahren bieten heute auch die Möglichkeit, den Absender eindeutig zu identifizieren, sicherzustellen, dass nur der beabsichtigte Empfänger eine Nachricht öffnen kann, und sicherzustellen, dass die Nachricht auf dem Transport weg nicht verändert wird (Authentifizierung, Digitale Signatur).
  • Die Erreichbarkeit per E-Mail muss sichergestellt sein: Bei längerer Abwesenheit eines Mitarbeiters sollten eingehende Mails an andere Mitarbeiter weitergeleitet werden, damit sie rasch bearbeitet werden. Eine automatisch generierte Antwort (Autoresponder - "Frau X ist bis zum ... in Urlaub.") ist hier nicht unbedingt die Lösung.


Regeln des Anhang-Versandes

E-Mails bieten den Vorteil, dass mit ihnen auch umfangreiche Dokumente als Anhänge versendet werden können. Auch dabei sind jedoch einige Regeln zu beachten:

  • Umfangreiche Anlagen benötigen viel Speicherplatz und beanspruchen zusätzliche Übertragungszeit vor allem bei Empfängern, die nur über eine ISDN-Leitung mit dem Internet verbunden sind. Aus diesem Grund sollten größere Dateien - z. B. Dokumente mit Abbildungen - nur in Abstimmung mit dem Empfänger versandt werden.
  • In vielen Fällen kann auf eine Anlage verzichtet werden, wenn der entpsprechende Text unmittelbar in das E-Mail eingefügt wird. Damit wird der Inhalt des Mails sofort erkennbar und man erspart dem Empfänger einen zusätzlichen Arbeitsgang.
  • Dies gilt auch für Visitenkarten, kleine Dateien mit Namen, Adresse und Telefonnummer des Absenders. Stattdessen sollten die Adressdaten in Form einer Signatur unmittelbar in den E-Mail-Text eingefügt werden.
  • Anlagen, die Makro-Programme enthalten können (wie Word- oder Excel-Dateien) sollten vor dem Versand einer Virenprüfung unterzogen werden; das Gleiche gilt für empfangene E-Mails, die durch entsprechende Programme noch vor der Empfang durch den Benutzer automatisch auf Viren geprüft werden sollten.

Das Schreiben und Beantworten von E-Mails nimmt heute für viele Mitarbeiter in Unternehmen bereits einen nicht unerheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Vor diesem Hintergrund werden heute für die E-Mail-Kommunikation im Unternehmen bereits Schulungen angeboten, in denen sowohl der persönliche Umgang mit E-Mails wie auch die effiziente Organisation eines E-Mail-Systems vermittelt werden.


Fazit

E-Mail muss auch von Unternehmen als Kommunikationsform unbedingt ernstgenommen werden, es steht bereits heute dem telefonischen und brieflichen Informationsaustausch in vielen Bereichen nicht nach. Dabei sind den Besonderheiten des E-Mail-Verkehrs Rechnung zu tragen. Wichtig sind rasche und qualifizierte Reaktionen auf E-Mails von Kunden und anderen Geschäftspartnern.


Autor: Helmut Merz

Von „http://www.p3wiki.de/wiki/E-Mail_Detail“
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