Ingegration von CMS und ERP

Aus P3wiki

Inhaltsverzeichnis 1 Anwendungsübergreifender Workflow der Content Produktion 2 ERP-Systeme im Rahmen der Content-Produktion 2.1 Entwicklung der ERP-Systeme 2.2 ERP-Funktionen in der Content-Entwicklung 2.3 ERP-Funktionen in der Herstellung 2.4 Fallbeispiel: Klopotek-PPM im Einsatz bei Taylor & Francis 2.5 ERP-Systeme in der Content-Distribution 3 Beispiele für das Zusammenwirken von CMS und ERP-Systemen 3.1 Integration der ERP-Systeme in den Prozessablauf 3.2 Produktionsdatenmanagement in Lektorat, Redaktion und Herstellung 3.2.1 Produktionsdatenmanagement 3.2.2 Fallbeispiel: Content-Produktion im Fachzeitschriften-Umfeld 3.3 Einsatz in der Anzeigenverwaltung und -produktion 3.4 Produktinformationsmanagement in Marketing und Vertrieb

Anwendungsübergreifender Workflow der Content Produktion

Sowohl Content Produktionssysteme wie neueste administrative Verlagssoftware unterstützen die explizite Ausprägung von Workflows. Auf die gesamte Länge von Geschäftsprozessen werden Funktionen der verschiedenen Anwendungen in logische Abläufe gebracht, etwa

• der gesamte Publikations-Prozess, über alle beteiligten Abteilungen hinweg, von der Produktidee bis zum Verkauf des Produkts oder

• der gesamte Anzeigenprozess, vom Verkaufsabschluß durch den Vertreter, über die Vereinnahmung der Anzeige.

Integration von CMS und ERP-Systemen zur Content-Workflow-Anwendung

Die Definition des anwendungsübergreifenden workflow erfolgt in einer eigenen Administrations-Schicht, in welcher der Verlag, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen,

• die notwendigen Schritte und Aufgaben des fraglichen Arbeitsablaufes definieren kann und
• Rollen, Funktionen, Ablaufregeln sowie Dokumente zuweisen kann.

Nach erfolgter Einstellung des Systems kann er selbst

• den Testlauf durchführen und
• kurz darauf das von ihm angepasste System produktiv nutzen.

ERP-Systeme im Rahmen der Content-Produktion

Entwicklung der ERP-Systeme

ERP-Software hat neu entstehende Geschäftsmodelle schnell und flexibel zu unterstützen. Mit ihr müssen nicht nur neue Produkt- und neue Preisformen schnell eingerichtet werden können. Vielmehr müssen diese in neu zu konfigurierenden workflows schnell abwickelbar gemacht werden. Dazu bedarf es prozessorientierter Software, welche die flexible Gestaltung von Geschäftsabläufen auf Basis von web-Services und workflow-Applikationen zulässt.

Eine ERP-Software ist nicht allein im Einsatz. In Zeiten des best-of-bread werden in Verlagen mehrere, in Großverlagen oft dutzende sogenannter Core-Systeme eingesetzt. Diese zu einem leistungsfähigen Gesamtsystem zu integrieren ist eine entscheidende Anforderungen an die IT der Zukunft.

Zusätzliche Aufgabe ist die Integration von IT-Systemen ausserhalb des Unternehmens, etwa von Druckereien, Vorstufendienstleistern, Kundensystemen etc.

Dabei wird zukünftig der Content selbst eine führende Rolle übernehmen. Er wird „wissen, wer er ist“; d.h. er wird seine Metadaten (etwa seine Historie, z.B. für welches Produkt er bereits verwendet wurde) mit sich führen und mit anderen Objekten austauschen. Administrative Funktionen (etwa die Berechnung) werden vom Content/workflow aus aufgerufen.

Für die Entscheidungsunterstützung der Verlagsführung werden Systeme notwendig, die Einzelfunktionen zum kompletten Management-Informations-System integrieren:

• Kostenträger-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung
• Verlagsergebnisrechnung nach Voll- und Teilkosten
• Produkteinzelkalkulation, Profitcenter- und Gesamtbudgetierung.

Technisch wird Verlagssoftware zunehmend das Internet als Kommunikationsplattform nutzen. Das führt dazu, dass die Software internet-basiert sein wird und damit jede Softwarefunktion an jedem Ort der Welt bedient werden kann.

ERP-Funktionen in der Content-Entwicklung

noch zu erstellen

ERP-Funktionen in der Herstellung

In der Wahrnehmung der produktionssteuernden und administrativen Aufgaben bedarf die Herstellung vor allem der Unterstützung in folgenden Aufgabenfeldern:

• Stammdaten (Produkte, Lieferanten, Rahmenverträge/Preislisten, Materialien)
• Produktionsplanung (Absatz-, Auflagen- und Nachdruckplanung, Materialdisposition)
• Lieferanten- und Beschaffungsmanagement (Integration von Verlags- und Lieferanten-Systemen, automatisierter Lieferantenauftrag, digitaler Lieferschein- und Rechnung)
• Materialwirtschaft (Bestandsführung mit Mindestbestands- und Reichweitenanzeige, Anbindung von Fremdlägern, Material- und Papierverwaltung)
• Produktionssteuerung (Workflow-Steuerung, Terminplanung – und –steuerung, Collaboration mit Externen)
• Kalkulation (Vor- und Nachkalkulation aller Produkte, Deckungsbeitrag und -auflage)
• Herstellungscontrolling (Budgetierung, Ergebnisplanung, Erfolgsrechnung, Kostenkontrolle)
• Lieferanten-Kooperation (Anbindung von Lieferanten, Integration von Print-Portalen)

Fallbeispiel: Klopotek-PPM im Einsatz bei Taylor & Francis

Für den Aufbau eines solches Systems, auf Basis der Software „PPM“ (Klopotek & Partner), entschied sich die Academic Division des Verlages `Taylor & Francis informa´. Die Software erfüllt an wesentlichen Anforderungen:

• Steuerbarkeit des transatlantischen Produktionsprozess für die wissenschaftlichen Bücher und Zeitschriften
• die Möglichkeit der Kalkulation zeitgleicher Parallelausgaben
• Unterstützung der Redakteure von der Idee, den ersten Autorenkontakten bis zur Kosten- und Umsatz/Absatzplanung
• Unterstützung der Hersteller im Bereich der Terminsteuerung und der Beauftragung von Nachdrucken
• Angebot für Planern und Controller, über alle Standorte hinweg, weltweit, einen aktuellen Blick auf Umsatz/Absatz, Lagerbestände, Vormerker und Herstellkosten zu erhalten. Präzise können sie Plan/Ist-Vergleiche erstellen.

Der Einsatz beginnt in Großbritannien, worauf in einem geplanten Rollout den weiteren Standorten in den USA die Software zur Verfügung gestellt wird.

ERP-Systeme in der Content-Distribution

noch zu erstellen

Prinzipdarstellung der Content-Distribution

Beispiele für das Zusammenwirken von CMS und ERP-Systemen

Integration der ERP-Systeme in den Prozessablauf

Der Zwang zu hoher Produktivität im Publishing-workflow führt zur Integration von CMS und ERP. Ihre Workflow-Basierung lässt die Realisierung durchgängiger, den gesamten Prozess unterstützender Systeme zu.

Abschließender Schritt im Sinne durchgängiger, automatisierter Geschäftsprozesse ist die systematische Integration der verschiedenen Anwendungswelten. Nur in einem geplanten Zusammenspiel, das viele Verlage erst noch schaffen müssen, können Verlagssoftware und Finanzbuchhaltung, Content-Management- und Media-Asset-System Daten in Echtzeit austauschen und geordnet auf gemeinsame Informationen zugreifen.

Für dieses Zusammenspiel ist die bisherige Art der Integration über konventionelle Schnittstellen nicht mehr ausreichend. Einmal ist der Aufwand für die Einbindung einer neuen Software in ihre komplexe Systemumgebung mittels Einzelschnittstellen auf über 30 Prozent gestiegen. Zum anderen sind Schnittstellen in Pflege und Anpassung unflexibel und schwer beherrschbar, weshalb sich immer mehr qualifizierte Programmierer darum kümmern müssen.

Beispielhafte Integration von CMS und ERP-Systemen

Als über Schnittstellen hinausgehender Integrationsansatz sind Web-Technologien zu nennen, die auf `XML´ und `Java´ beruhen. Mit `XML´ steht ein allgemeines Austauschformat zur Verfügung, auf dessen Grundlage sich voneinander unabhängige Anwendungen austauschen können, mit `Java´ eine unabhängige Programmierplattform, mit der webbasierte Services erstellt werden können, die sich vermittelnd zwischen andere Anwendungen schieben. In Form von einfachen Message-Brokern können Einzelinformationen aufgerufen, übergeben und deren Ankunft bestätigt werden. Weiterreichend sind webbasierte Integrations-Server, die in der Lage sind, den Informationsverkehr zwischen sich völlig fremden Anwendungen zu überwachen und zu steuern. Marktgängigste Produkte in diesem Feld sind der Java-Applikationsserver, sowie das XML-basierte `BizTalk´ der Firma Microsoft.

Vorteile der Integration zeigt das Praxisbeispiel des wissenschaftlichen Springer-Verlages, der in seinem Zeitschriftenbereich die von Autoren eingehenden Substanzen über die Verlagssoftware „PPM“ (Klopotek) vereinnahmt, einem Werk und Autoren zugeordnet und mit entsprechenden Nummern versehen. Danach werden sie an das Content-Management-System weitergereicht und dort abgelegt. Ab diesem Moment erhält das Administrationssystem automatisch alle im CMS sich ergebende Informationen, wie die Freigabe von Arbeitsschritten (Erscheinen im Internet) oder Statusänderungen (an Druckerei übergeben). Die zum Leitsystem gemachte Verlagssoftware garantiert die Steuerungsfähigkeit für die gesamte Zeitschriftenproduktion.

Produktionsdatenmanagement in Lektorat, Redaktion und Herstellung

Produktionsdatenmanagement

Das mit einem Produkt- Planungs- und Management-System (PPM) gekoppelte Media Asset Management System (MAMS) macht es möglich, den Produktions-Workflow in Editorial und Herstellung durchgängig zu unterstützen. Während im PPM die Autoren-, Produkt- und Projektdaten gehalten werden, werden die Daten der Produktionsinhalte im MAS gehalten. Der Ablauf könnte beispielhaft wie folgt sein:

• Beide Systeme werden über das gemeinsame Workflow-Management-System gesteuert

• Die Anlage des Projekts im PPM löst die Anlage einer Projektakte im MAS aus

• Bei Eingang von Content- und Media Assets (z.B. bei Manuskripteingang) werden diese dem Projekt im MAS zugewiesen

• Werden sie im MAS als komplett gemeldet, erkennt dies das PPM und meldet den Manuskripteingang als abgeschlossen

• Die Fertigmeldung löst aus dem PPM eine Versandanweisung aus, woraufhin aus dem MAS der Versand der Produktionsdaten erfolgt

Fallbeispiel: Content-Produktion im Fachzeitschriften-Umfeld

• Ausgangssituation: Die Produktion der Zeitschriftentitel des Vogel-Verlages basierte ursprünglich auf zahlreichen Einzelanwendungen: SAP für das Rechnungswesen, die Disposition der Anzeigen in mehreren Systemen, die Redaktionen und das Layout auf mehr als 100 Quark-XPress-Plätzen. Da Quark nicht in der aktuellsten Version eingesetzt wurde, hätte die Investition allein in Quark etwa Euro 200.000 notwendig gemacht. Schnell rückte deswegen eine prozessorientierte Komplettlösung in den Fokus.

Beispiel: Content-Produktion im Vogel-Verlag

• Ziele: Die wichtigsten Ziele der Umstellung waren neben der Reduktion der Abwicklungsaufwandes auf der gesamten Strecke, vor allem eine Verkürzung des Redaktions-Endtermins, sowie die Möglichkeit zu bestimmten Stichtagen (z.B. Cebit) ein ganzes Dutzend Ausgaben verschiedenster Objekte über das System produzieren zu können.

• Die Lösung: Von Anfang an gesetzt war der Ausbau von SAP for Media zur Unterstützung der kaufmännischen Anzeigenabwicklung. SAP und das Redaktions-System `journal designer´ wurden eng gekoppelt und letzterer mit dem MVS-Umbruchsystem integriert. Auf diese Weise ergab sich nicht nur eine automatisierte Produktionsstrecke, vielmehr konnte eine hohe Produktivität dadurch erreicht werden, dass eine eigenständige Umbruchredaktion eingeführt wurde. Die Verteilung des Content in das Web-CMS wird automatisch durchgeführt, von einer eigenständigen Web-Redaktion bearbeitet und ins Netz gestellt.

Einsatz in der Anzeigenverwaltung und -produktion

Im Rahmen der Zeitschriftenproduktion besteht die interessante Möglichkeit, durch die Koppelung von Anzeigen-Administrations-System und Produktions-System einen schnellen Ablauf Anzeigenprozess zu organisieren, vom Verkaufsabschluß durch den Vertreter, über die Vereinnahmung der Anzeige bis hin zur Schaltung der Anzeige in der Zeitschrift selbst.

• Bei Anlage einer Anzeige in der Anzeigenkomponente wird der Anzeigenauftrag auch im MAS platziert.

• Die Anzeige kann sofort vereinnahmt werden oder bei späterem Eingang (z.B. von der Agentur) direkt der Ausgabe der Zeitschrift) zugeordnet werden.

• Steht ein Anzeigenportal für Kunden zur Verfügung, könnte die Anzeige dort durch den Kunden übergeben werden und von diesem Augenblick an automatisch durch die Produktionsstationen gesteuert werden.

• Die Anzeige in der Projektakte des MAMS wandert zum redaktionellen Content, wodurch
  • alle Contentdaten in ihrem Status verfolgt werden können und
  • bei Freigabe Content-Management-System für die Gestaltung der Seite des Heftes zur Verfügung stünden.

• Nach Fertigstellung des Heftes könnte automatisch z.B.
  • die Fertigmeldung an das Anzeigen Administrationssystem gehen und dort die Rechnungsstellung auslösen und
  • an den Kunden ein PDF-Beleg der Schaltung mit versandt werden etc.

Integrierte Anzeigensysteme mit automatisierbaren Abläufen

Produktinformationsmanagement in Marketing und Vertrieb

Mit der Kombination eines PPM mit einem MAS könnte ein komplettes und durchgängiges Produkt Informations System aufgebaut werden.

• Die im PPM gehaltenen bibliografischen Daten, Marketingtexte etc. können mit den Marketinginformation im MAMS kombiniert werden (etwa Umschlagbilder, Autorenfotos, Inhaltsverzeichnis, Rezensionen oder Leseproben).

• Für die Übergabe von Produktdaten an Händler und Grossisten könnte frei entschieden werden, ob der Export im ONIX-Format durch das PPM oder das MAMS erfolgen soll.

• Produktdaten könnten direkt in Print-Kataloge oder elektronische Kataloge des Verlages überführt werden (Quark-/InDesign-Steuerung).

• Die Beschickung von Web-Shops oder Content-Portalen mit Produktdaten wäre automatisiert möglich.