Operative Gestaltungsansätze
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Einführung
Nach Festlegung der Prozess-Ziele und Definition von Strategische Optionen der Gestaltung eines Geschäftsprozesses stehen für die operative Umsetzung eine Reihe grundlegender Gestaltungsmöglichkeiten der Prozesse zur Verfügung. In der Praxis der Prozess-Gestaltung kommen meist mehrere dieser Gestaltungs-Ansätze gleichzeitig zum Einsatz.
Prozess-Variierung
Beschreibung
Bei dieser Gestaltungsoption wird, auf Grundlage eines definierten Standard-Prozesses, eine Prozess-Variante gebildet. Eine Prozess-Variante kann beispielsweise notwendig werden, weil
- verschiedene Kundengruppen (A/B/C-Kunde, Groß-/Einzelhandel etc.) in weiten Teilen gleiche, in einzelnen Schritten jedoch eine abweichende Bearbeitung notwendig machen
- eine Leistungsart sich in manchen Einzelschritten von anderen Leistungsarten unterscheidet (Warenlieferung, Wartung, Reparatur ..), oder
- die Art der durchzuführenden Aufgabe sich in ihrer Komplexität unterscheidet (komplex, mittelschwer, einfach/Routine).
Vorteile / Nachteile
- Der Vorteil der Varianten-Bildung für den Prozess-Organisator besteht darin, dass diese mit relativ geringem Aufwand definiert und eingeführt werden kann.
- Für das Unternehmen kann der Vorteil darin bestehen, dass es sich schnell und flexibel auf neue Kundenbedürfnisse einstellen kann (Stichwort: Agilität)
- Die Gefahr der Varianten-Bildung besteht darin, dass ein Wildwuchs von Varianten entsteht,
- der hohen Aufwand im Unternehmen erzeugt und
- dafür sorgt, dass das Unternehmen sich von der Best Practice des Marktes weit entfernt.
Prozess-Verkürzung
Beschreibung
Die Prozess-Verkürzung meint den Verzicht auf einen oder mehrere Prozess-Schritte.
- Aufgaben entfallen
- Die Aufgaben der Kasse entfallen, da alle Zahlungen bargeldlos erfolgen
- die Prüfung der Lieferantenrechnung entfällt, da diese auf Basis der elektronischen Bestellung ´automatisch` abgleichbar wird.
- Im Laufe der Jahre unkontrolliert gewucherte Prozesse werden reorganisiert
- Konzentration auf Kernprozesse (anhand eines Standard-Prozessmodells)
- Prozesse werden um unnötige Aufgaben oder Prozess-Schritte bereinigt
Vorteile / Nachteile
- Als Vorteile der Prozess-Verkürzung ergeben sich meist schnellere Durchlaufzeiten und niedrigere Prozess-Kosten.
- Mögliche Nachteile sind nicht gegeben.
Prozess-Verlängerung
Beschreibung
Eine Prozess-Verlängerung ist gegeben, wenn Prozess-Schritte über eine bisherige Prozess-Schnittstelle hinaus integriert werden sollen:
- Prozess-Integration innerhalb des Unternehmens
- Manuskript-Ablauf in Lektorat und Herstellung wird als Gesamtprozess betrachtet
- Redaktion und Anzeigenvertrieb werden in den Prozess der Themenplanung integriert
- Prozess-Integration über die Unternehmensgrenzen hinaus
- Einbindung eines Repro-Dienstleisters für die Bild-Bearbeitung
- Archivierung der Kunden-Rechnungen durch einen externen Archiv-Dienstleister etc.
Vorteile / Nachteile
- Die Verlängerung eines Prozesses kann bedeutende strategische und operative Vorteile erbringen.
- Der Internet-basierte Produktkatalog und Shop, d.h. die Einbindung der Kunden in den Prozess der Bestellung, macht das Unternehmen konkurrenfähig
- Die Abwicklung des Einkaufs der Herstellung über ein Internet-basiertes Einkaufsportal kann grosse Kosten- und Zeitvorteile erbringen.
- Als Nachteil können oft hohe Investitionskosten benannt werden.
Prozess-Beschleunigung
Beschreibung
Ein wesentliches Ziel der Prozess-Gestaltung ist die Reduzierung der Durchlaufzeit. Diese ist beeinflussbar durch
- Reduzierung der Durchführungszeit
- Beseitigung von Fehlerursachen
- Abbau von Kontrollaufgaben etc.
- Reduzierung der Transportzeit
- Just-in-Time-Lieferungen
- digitale Übertragung von Information etc.
- Reduzierung der Liegezeit
- Entscheidungen werden vor Ort getroffen
- sofortige Ausführung im Sinne einer Komplettbearbeitung etc.
Vorteile / Nachteile
- Die Vorteile eines schneller ablaufenden Prozesses können
- sowohl in höherer Kundenzufriedenheit münden,
- wie in geringeren Kosten des Gesamtprozesses sich niederschlagen.
- Nachteil: Schnell ablaufende Aufgaben können zu Engpässen bei den ausführenden Ressourcen führen und damit zu erneut hohen Liegezeiten (paradoxer Effekt der Prozess-Reorganisation)
Kosten-Minimierung
Beschreibung
Die Prozess-Kosten können in verschiedener Weise beeinflusst werden.
- Einsatz der oben beschriebenen Gestaltungs-Optionen der Prozess-Verkürzung und des Abbaus von Wildwuchses.
- Gezielte Reduzierung der im Prozess eingesetzten Ressourcen
- Reduzierung der Kosten des Mietwagens oder der Dienstfahrzeuge für Dienstfahrten
- Reduzierung der Kosten für das Kopieren etc.
- Optimierung der Art der Durchführung
- Optimierung von Auslieferungs- oder Vertretertouren
- Training der Mitarbeiter
Vorteil / Nachteile
- Niedrige Prozesskosten können als Vorteile bringen
- höhere Erträge für das Unternehmen
- niedrigere Preise für die Kunden, damit höheren Marktanteil des Unternehmens.
Nutzung des technischen Fortschritts
Beschreibung
Mit dem Einsatz verbesserter Verfahren, Maschinen, Software können Prozesse verbessert werden. Beispielsweise durch:
- Die automatisierte Archivierung von Geschäftsunterlagen und deren schnelle Suche in elektronische Archiven
- Der Einsatz von Groupware für die Teamarbeit macht die Zusammenarbeit nicht nur leichter, sondern kann die Qualität der Arbeitsergebnisse deutlich steigern.
- Neue Standard-Software bietet gute Reorganisationsmöglichkeiten
- Übernahme der in der Software vorhandenen Prozesse (meist bei anderen Unternehmen erprobte Prozesse)
- Angebot neuer Funktionen, die das Unternehmen bisher nicht einsetzen konnte.
Vorteile / Nachteile
- Die Nutzung des technischen Fortschritts bietet grosse Vorteile in Bezug auf mögliche Kostenreduzierung, Beschleunigung und höhere Prozess-Qualität.
- Eine wesentliche Gefahr besteht darin, dass das Unternehmen die Investionen in neue Technologien, durch inkonseqente oder zu langsame Umsetzung der durch sie realisierbaren Vorteile, teilweise nicht zurückbekommt.
