Prozess-Standardisierung
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Was ist Standardisierung der Geschäftsprozesse
Standardisierung von Geschäftsprozessen bedeutet die Realisierung einer einheitlichen und für alle an den Prozessen leicht verständlichen Prozesslandschaft
- innnerhalb eines Unternehmens oder
- zwischen Unternehmen,
mit dem Ergebnis, dass sich der Leistungsaustausch
- zwischen den Unternehmenseinheiten, sowie
- mit externen Kunden, Lieferanten oder Partnern
transparent und effizient steuern lässt.
Gründe für eine Standardisierung der Geschäftsprozesse
Die Definiton von Standardprozessen bietet sich insbesondere in folgenden Fällen an:
- Unternehmen bestehen aus mehreren Geschäftsbereichen und Geschäftseinheiten, weshalb
- Geschäftsprozess mehrfach vorkommen, die sich in Inhalt, Struktur, Ablauf und Abgrenzung ähnlich sind und eine Harmonisierung dieser Prozesse
- hohe Kosteneffekte ermöglicht,
- die Schnelligkeit der Prozesse erhöht und
- den optimalen Einsatz von Ressourcen möglich macht (Stichwort: Shared Services).
- Geschäftsprozess mehrfach vorkommen, die sich in Inhalt, Struktur, Ablauf und Abgrenzung ähnlich sind und eine Harmonisierung dieser Prozesse
- Es besteht eine hohe Kooperationsdichte mit anderen Unternehmen, was die reibungslose Zusammenarbeit, insbesondere den reibungslosen und schnellen Informationsfluß, erforderlich macht.
- Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens weisen einen hohen Grad an Strukturiertheit auf und werden häufig wiederholt. Bei diesen kann sowohl
- höhere Prozess-Flexibilität, wie
- größere Schnelligkeit der Abläufe und der in ihnen durchzuführenden Aufgaben und Ergebnisse erreicht wird.
- Standardisierung der Prozesse ist auch (besonders in mittleren und grossen Unternehmen) eine entscheidende Voraussetzung dafür, dass IT-Systeme konsolidiert und damit die IT-Kosten gesenkt werden können.
Prozess-Transparenz schaffen
Mehr Transparenz wird vor allem durch Reduktion der Prozess-Komplexität erreicht:
- Reduktion von Aufgaben
- Reduktion oder/und Eindeutigkeit von Information
- Reduktion der Handlungsfreiheit, insofern in einem standardisierten Geschäftsprozess bestimmte Entscheidungen in Geschäftsregeln vorab festgelegt sind.
Prozess-Transparenz sichert
- ein gemeinsames Prozess-Verständnis der Prozess-Akteure,
- erleichtert die Kommunikation im und über den Geschäftsprozess
- macht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter einfacher
- unterstützt die rationelle Durchführung,
- sichert ihre Wiederholbarkeit und
- verbessert die Steuerbarkeit der Prozesse.
, m Rahmen der Anpassung der Geschäftsprozesse an geänderte Marktbedingungen (Prozess-Optimierung) oder Restrukturierung des Unternehmens sind standardisierte Prozesse hilfreich, da
- die Soll-Vorgaben einfach und schnell auf einen Standard-Ablauf projeziert werden können
- Benchmarks oder/und Best Practices vergleichbarer Prozesse auf den Standard-Ablauf anwendbar sind.
Standardisierte Geschäftsprozesse aufbauen
Für den Prozess der Standardisierung empfiehlt sich der Einsatz des Projektmanagements. Wesentliche Voraussetzungen einer erfolgreichen Standardisierung von Geschäftsprozessen sind:
- Bereitschaft aller Akteure zur organisatorischen Neugestaltung
- Änderung von Gewohnheiten und Einstellungen (kultureller Wandel)
- Professionelles Projektmanagement und
- Beherrschen der Konzepte und Methoden des Geschäftsprozess-Management.
Ergebnis: Prozess-Standard
Das Ergebnis der Prozess-Standardisierung ist ein, für einen oder mehrere Geschäftsprozesse gültiger, Prozess-Standard. Er beschreibt für den Prozess in nachvollziehbarer Form, dessen
- Ablauf
- Geschäftsregeln (insbesondere in Bezug auf zu treffende Entscheidungen)
- Art des Ressourcen-Einsatzes
- Leistungsparameter (Durchlaufzeit, Prozess-Kosten),
- Ergebnisparameter (Produkt-Qualität, Vollständigkeit),
- Art der Überwachung (Monitoring) des Ablaufes
- Art der Abnahme der Ergebnisse.
