Workflow-Modellierung
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Von der Ablaufsicht zur Automationssicht
Auf Basis der an den betriebswirtschaftlichen Funktionen orientierten Geschäftsprozess-Modellierung (organisatorische Sicht) wird bei der Workflow-Modellierung der Arbeits-Ablauf auf der tiefsten Prozess-Ebene modelliert und damit die Automationssicht (Workflow-Automatisierung) des Prozesses, der Workflow entwickelt.
Modellierung auf tiefster Prozess-Ebene
- Auf der tiefsten Prozess-Ebene finden sich die nicht mehr weiter teilbaren Aufgaben (sog. Elementaraufgaben), deren
- Start- und Ende-Bedingungen exakt definiert werden
- Business Rules für die Ausführungen wohl beschrieben sind und
- Ergebnis überwachbar definiert ist.
Bei vollständigem Durchlaufen der Aufgabe und korrektem Ergebnis wird die Aufgabe beendet und der nächste Schritt des workflow automatisch aufgerufen.
Beispiel für die Differenzierung des Ablaufmodells auf die tiefste Ebene: Die Elementaraufgabe "Produktidee annehmen" wird so lange zerlegt, bis ein automatisierter Ablauf möglich wird.
Einsatz von Business Rules
Als Geschäftsregel oder Business Rule werden jene Art von Vorgaben verstanden, mit denen der Workflow und sein Verhalten gesteuert wird. Mit der Formulierung einer Geschäftsregel wird diese explizit gemacht und dadurch für alle Prozess-Teilnehmer diskutierbar und gestaltbar. Geschäftsregeln können beispielsweise sein:
- Die Vorschrift dass bei Überschreiben eines bestimmten Wertes einer Bestellung, der Einkäufer die Genehmigung des Einkaufsleiters einholen muss.
- Die Rückweisung des Manuskripts durch die Herstellung, wenn das Kriterium „Vollständigkeit“ bei der Manuskriptabgabe durch das Lektorat nicht erfüllt wurde.
Geschäftsregeln können als Vorschriften auf Papier fixiert sein und werden dann durch kompetente Mitarbeiter im Prozess ausgeführt, wenn der entsprechende Fall auftritt.
So weit wie möglich jedoch werden Geschäftsregeln in Software-Systeme implementiert, um mit ihnen die Programme (und damit die Workflows oder Teil-Workflows) automatisch ablaufen lassen zu können. So finden sich Business Rules in
- Verlags-Software (z.B. Rabatt-Regeln, Kontierungs-Regeln) oder
- im Business Rules Repository des Workflow Management Systems (von der Berechtigungs-Regel, über die Plausibilitätsregel bis zur Geschäftsregel für Rücksprachen, Zurückweisungen, Verzweigungen etc.)
Das Aufgaben-Ergebnis ist eine Leistung oder ein Produkt für einen Kunden, das nachprüfbar vorliegt, nachdem eine Aufgabe oder Aktivität durchlaufen ist. Z.B. ist das Ergebnis am Ende der Aktivität „Bestelldaten eingeben“, dass die Bestelldaten
- komplett und
- korrekt
erfasst sind.
Resultat der Workflow-Modellierung
Am Ende einer vollständigen Workflow-Modellierung liegen als Ergebnisse vor:
- ein dokumentierter und durch Simulation überprüfter Workflow
- fertig eingerichteter, automatisch ablauffähiger Workflow,
- der innerhalb eines Workflow Management System (WFMS) abläuft, oder
- in einer oder durch mehrere andere Software-Anwendungen verläuft(etwa in ERP-Systemem) und dabei durch das WFMS gesteuert wird.
Beispiel für das Ablaufmodell eines Workflow, der durch mehrere IT-Systeme verläuft
